So geht Digitalisieren: mit Intelligenter Prozess-Automatisierung
Intelligente Prozess-Automatisierung
Alle reden von Digitalisierung. Denn viele Prozesse müssen immer schneller ablaufen, damit Unternehmen im Wettbewerb mithalten können. Das fängt bei der Buchhaltung und Rechnungslegung an, geht über den automatisierten Briefversand an Kunden und hört bei den Produktionsprozessen noch lange nicht auf. Es geht darum, Arbeitsabläufe zu verschlanken und zu automatisieren – auch mit Blick auf den zunehmenden Fachkräftemangel.
Intelligente Prozess-Automatisierung als Schlüssel
Aus unserer Erfahrung führt nur die Intelligente Automatisierung in der Prozesslandschaft zu guten Ergebnissen. Intelligente Prozess-Automatisierung kombiniert dabei Robotic Process Automation (RPA), aufeinander abgestimmte Arbeitsprozesse (Orchestrierung), gezieltes und mobiles Erfassen von Daten und deren Analysen (Smart Data) sowie die elektronische Unterschrift und das Nutzen digitaler Kommunikationslösungen (Messaging). Das steigert die Leistung Ihres Unternehmens / Ihrer Organisation und umschifft sicher mögliche Hürden. Doch wie fängt man damit an? Die folgenden vier Punkte sind essenziell und ein Masterplan für eine gelungene Umsetzung – einfach CYMPLE.
1.
Die eigenen Prozesse verstehen
Sollen Prozesse automatisiert werden, muss zuerst der Status Quo klar sein. Unsere Erfahrungen zeigen, dass das Potenzial für Verbesserungen erst erkannt wird, wenn diese Frage beantwortet ist. Dabei hilft das Process Mining. Es ermöglicht eine Bestandsaufnahme, bei der Geschäftsprozesse auf Basis digitaler Spuren in den vorhandenen IT-Systemen rekonstruiert und ausgewertet werden. Sind Ist-Prozesse erst einmal visualisiert, entsteht weit vor dem Automatisieren ein Verständnis im Unternehmen / in der Organisation für notwendige Veränderungen.
2.
Prozesse optimieren und standardisieren
So unterschiedlich die Abteilungen in Unternehmen / Organisationen sind, so verschieden sind auch die Prozesse. Bevor sich der Ist-Zustand beispielsweise von RPA-Lösungen abbilden lässt, ist zu überlegen, ob der Prozess noch passt und entweder einzelne Prozess-Schritte zusätzlich notwendig sind, oder er zu viele Variationen und Ausnahmen enthält. Diese lassen das Programmieren von Software-Robotern teuer werden. Oftmals sind schlechte oder nicht vorhandene Schnittstellen das Problem und sie zu beheben wäre zielführender und besser als eine RPA-Lösung. Zu prüfen ist immer, bei welchen Prozessen es sich lohnt zu automatisieren und welche Lösung den größten ROI (Return on Investment) verspricht. Grundsätzlich bieten sich für eine Automatisierung die Prozessvarianten an, die am häufigsten auftreten. Werden interne Prozesse harmonisiert, ist das wie ein Effizienzturbo für die Geschäftsprozesse.
3.
Intelligente Prozess-Automation implementieren
In diesem Schritt geht es darum, Lösungen wie beispielsweise RPA einzuführen. Die zuvor definierten Schritte werden dabei umgesetzt. Das kann mit Messaging-Diensten und einer elektronischen Unterschrift ergänzt werden, um Medienbrüche zu verhindern. Anders als bei traditionellen Workflow-Automatisierungen führen intelligente RPA-Prozesse das Automatisieren von Aufgaben im Zusammenspiel mit unstrukturierten Daten ein. Ziel ist es immer, die RPA-Roboter so einsetzen zu können, als wären sie ein echter Mensch.
RPA-Roboter werden nicht über codebasierte Anweisungen programmiert, die nur Softwareentwickler verstehen, sondern mit Einzelschritten konfiguriert, die visualisiert werden. Dadurch sind sie flexibler und anwendungsfreundlicher und gewinnen Mitarbeiter leichter für den veränderten Organisationsprozess. Denn Mitarbeiter arbeiten mit RPA-Robotern einfach zweifach.
4.
Prozess-Monitoring und Compliance
Ist die intelligente Prozess-Automatisierung eingeführt, geht es mit Process Mining weiter, um Informationen zu sammeln und zu verwenden. Mit dem Go-Live dokumentiert Process Mining kontinuierlich die Performance und Compliance des Prozesses. So kann geprüft werden, ob die umgesetzten Prozesse wie geplant ausgeführt werden und die intelligente Prozess-Automatisierung die gewünschten Ergebnisse erzielt. Unsere Empfehlung ist, diese Art von Prozess-Compliance-Messung und Prozess-Benchmarking zu nutzen. Es ist ein guter Weg, um Investitionen zu prüfen, sie zielgerichtet anzupassen und so den angestrebten ROI zu erreichen – für mehr Freiraum für wichtigere Aufgaben.
Fazit
Intelligente Prozess-Automatisierung gibt die Chance Arbeitsabläufe zu verschlanken und damit Arbeitszeit zu sparen und Arbeitskräfte mit einer neuen Diversität von Aufgaben glücklicher und vielleicht auch leistungsfähiger zu machen. Die Verringerung von Bearbeitungsfehlern erhöht die Sicherheit und Compliance im Unternehmen. Aber es benötigt organisatorischen Rückhalt, die Transparenz der Prozesse, den Willen zu Veränderungen und begeisterte Mitarbeiter, die diese Veränderungen voranbringen wollen.
Zugegeben, es ist nicht einfach, aber mit uns wird es CYMPLE.