Wie die AOK Nordost mithilfe von Robotic Process Automation (RPA) ihre digitale Vorreiterrolle weiter ausbaut

Die AOK Nordost arbeitet stetig an der Effizienz und Wirksamkeit ihrer Vorgänge, die zugunsten ihrer Versicherten ausfallen. Neben tiefgreifenden IT-Lösungen spielen schnell umsetzbare und flexible Lösungen eine immer wichtigere Rolle, um sich den wandelnden Kundenbedürfnissen schnell anpassen zu können.

Welchen Beitrag leistet Robotic Process Automation?

RPA ist eine Möglichkeit, mithilfe von Software-Robotern menschliche Interaktionen nachzuahmen. Der Roboter nimmt so Mitarbeitern bisherige manuelle Routine-Tätigkeiten ab. Der Vorteil: Kundenanliegen können schneller bearbeitet werden. Des Weiteren müssen keine komplexen und langfristigen IT-Projekte geplant, finanziert und umgesetzt werden, damit der Prozess automatisch abläuft. Die AOK Nordost gewinnt durch RPA mehr Flexibilität, ihre Prozesse schnell den Marktanforderungen anpassen zu können.

Zwischen August 2018 und Februar 2019 haben die data experts gemeinsam mit dem Kunden sechs Prozesse mithilfe von RPA automatisiert – von der Rechnungsprüfung über Umbuchungen bis zur Verwaltung eines Prämien-Programms. Derzeit werden in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen noch mehr Prozesse analysiert, um die digitale Transformation weiter voranzutreiben.

Wie entwickelt man einen RPA-Prozess?

Der erste Schritt besteht in einer Bestandsaufnahme und einer ersten Bewertung der Prozesse hinsichtlich ihrer Automatisierbarkeit. Im zweiten Schritt werden die priorisierten Geschäftsprozesse durch den AOK-eigenen Bereich Automatisierung näher untersucht und mit dem Fachbereich abgestimmt. Zur Unterstützung  der Implementierung und das Testen nutzte die AOK Nordost das Know-how der data experts.

Paul Piske, RPA-Projektmanager bei data experts erzählt: „Meine Aufgabe ist es zuerst, mich in die Fachprozesse und die Anforderungen einzulesen und die Umgebung kennenzulernen.  Wir entwickeln daraus in Zusammenarbeit mit dem Bereich Automatisierung einen ersten Piloten/ Prototypen, den unsere Tester statisch und dynamisch überprüfen.“ Darauf folgt ein Kunden-Feedbackprozess und ein fachlicher Test durch den jeweiligen Fachbereich der AOK Nordost. Aufbauend folgt mit Unterstützung der data experts die Umsetzung der Prozesse. Als langjähriger IT-Partner der AOK Nordost ist data experts bereits heute  mit der Organisationsstruktur, den Arbeitsabläufen und den eingesetzten Anwendungen vertraut. Dieser Erfahrungsschatz hilft dabei, die Probleme des Kunden passend lösen zu können.

Die Vorteile von RPA

RPA ermöglicht es Unternehmen, flexibel ihre Abläufe zu automatisieren, ohne dafür in komplexe und teure IT-Entwicklungsprojekte investieren zu müssen. Software-Roboter lassen sich einfach in die bestehende IT-Landschaft integrieren. Ein weiterer Vorteil ist die Skalierbarkeit der Roboter, durch die Nutzung der Roboter für weitere Prozesse bzw. die Verteilung auf Desktops der Mitarbeiterrechner.

Die Roboter können für weitere Prozesse genutzt und auf weitere Rechner von Mitarbeitern verteilt werden.

Software-Roboter erledigen die Aufgabe 24/7 und liefern  im Vergleich zu einer manuellen Tätigkeit für die Mitarbeiter eine Zeitersparnis von bis zu 70%.

Was sollten Unternehmen beachten, die einen RPA-Prozess einführen wollen?

„RPA ist kein Wundermittel, der plötzlich alle Probleme löst“, dämpft Paul Piske zu große Erwartungen. Es handelt sich immer noch um ein IT-Projekt. Zwar sind für die Umsetzung keine Software-eEntwickler erforderlich, aber Programmierkenntnisse und -erfahrungen sind wichtig. Für die ersten Schritte ist es empfehlenswert, einen  Pilot-Prozess auszuwählen, der relativ einfach ist und gleichzeitig großen Mehrwert z. B. an Zeitersparnis schafft. Das führt schnell zu guten Ergebnissen und ist eine gute Basis für weitere Veränderungen. Darauf aufbauend können später kompliziertere Prozesse umgesetzt werden. RPA ist so ein erster wichtiger Baustein für Unternehmen, die Digitalisierung strategisch anzupacken.
Unternehmen müssen jedoch wissen, dass RPA keine selbstlernende KI (Künstliche Intelligenz) ist. Die Software macht immer nur genau das, was die Entwickler vorgegeben haben.

Letztlich ist RPA eine wichtige Investition. Es ist ein Werkzeug, das Unternehmen hilft, sich auf zukünftigen Markt-Anforderungen vorzubereiten, die sie in immer kürzeren Intervallen  zwingen, Geschäftsprozesse anzupassen. „Dazu steuern wir gern unser Know-how bei“, sagt Projektmanager Paul Piske von data experts.

Kooperation mit UiPath

data experts ist UiPath Partner und setzt bei der Entwicklung und Orchestrierung von RPA-Projekten Roboter Werkzeuge von UiPath ein. UiPath ist laut Forrester Wave Report Q2/2018 einer der führenden Anbieter für RPA-Lösungen.

Bild: https://stock.adobe.com/de/images/rpa-robotic-process-automation/168576588