Wie kommt der Brief zum Kunden und welche Rolle spielt dabei die technische Redaktion?

Briefe sind bis heute ein unverzichtbares Medium der schriftlichen Kommunikation. Briefe werden als offizielles Schreiben eingesetzt, zum Beispiel als Antrag, Bescheid oder anderweitige Information. Krankenkassen versenden fortwährend Briefe an ihre Kunden. Dabei wird der Inhalt jeweils vom verantwortlichen Sachbearbeiter eines Fachbereichs definiert, geprüft und überarbeitet. Damit alle Daten korrekt und effizient erfasst werden können, programmiert und prüft die Redaktion sowohl den technischen Weg als auch die Qualität einer Vorlage.

Redaktion – das bedeutet in unserem Verständnis die Entwicklung von Dokumentvorlagen. Es entsteht eine Maske mit Text und dynamisch gefüllten Feldern. Der Brief folgt dem klassischen Aufbau von Kopf, Text und Fuß. Die flexiblen Daten wie Namen beispielsweise werden mit Hilfe des ERP-Systems oscare bereitgestellt.

Hierbei wird zwischen der Hell- und Dunkelverarbeitung unterschieden. Die Hellverarbeitung umfasst einzelne Briefe, die im Laufe eines Tages durch einen Sachbearbeiter ausgelöst werden. Bei der Dunkelverarbeitung hingegen werden die Briefe unsichtbar und lautlos im Hintergrund verarbeitet. Dadurch, dass Prozesse „im Dunkeln verschwinden“, also im Hintergrund ablaufen, erreichen wir eine zunehmende Automatisierung der Verarbeitungsprozesse.

Ein gängiges Beispiel für Prozessautomatisierung bei Krankenkassen ist eine Adressänderung – eigentlich eine Routineaufgabe, die jedoch manuell viel Zeit in Anspruch nimmt.  Aber auch automatisierte Prozesse kommen nicht so leicht ohne weitere manuelle Aktionen aus.

So können mithilfe von uns entwickelten Formularen einzelne Briefe durch den Kundenberater im Druckclient vervollständigt und ergänzt werden. Fazit: Wir entwickeln Ihre Dokumentvorlage – für einen effizienteren Ablauf. 

Wir legen großen Wert darauf, stets ein offenes Ohr für die Wünsche und Anregungen unserer Kunden zu haben. Nur mit dieser Maßarbeit können wir sicherstellen, dass wir die Erwartungen unserer Kunden immer erfüllen oder sogar noch übertreffen.

Welche Themenkomplexe sind gerade aktuell?

Die AOK Systems hat ihren Standard auf oscare XML angehoben und löst damit Schritt für Schritt das xsf-Potokoll ab. Eine Umstellung von der Desktopanwendung PORTAL Management Console PMC auf die Webanwendung X-OUT Web erfolgte ebenfalls.
Wir unterstützen auch hierbei die technischen Umbau-Prozesse.

Die Erstellung und Aktualisierung von Vorlagen aufgrund fachlicher oder rechtlicher Anforderungen sind ebenfalls aktuelle Herausforderungen. Da wir die Dokumente optimal auf unsere Kunden zuschneiden, ist auch die Umstellung auf eigene Schriftarten kein Problem.

Mit wem sind wir im Austausch? 

Wir sind im ständigen Austausch mit dem Dokumenten- oder Outputmanagement der jeweiligen Krankenkasse. Inhaltliche und formale Feinheiten werden direkt mit den Fachbereichen geklärt. Weiter sind wir mit den Dokumententwicklern und dem Auftragsmanagement der Kunden in einem ständigen Dialog.

Wer sind unsere Kunden für diese Dienstleistung?

Seit vielen Jahren ist die AOK Nordost mit unterschiedlichen Aufgabenbereichen unser Kunde. Ebenso die AOK Bremen/Bremerhaven und die AOK Sachsen-Anhalt im Rahmen der Umstellung auf oscare XML. In diesem Jahr durften wir als Redaktion auch die VIACTIV zum ersten Mal in unserem Kundenkreis begrüßen. Dies geschah im Rahmen des Projektes „VIA-Link“ – für die Anbindung an eine neue App. Hier wurden technische Anpassungen am Briefbestand durchgeführt. 

Was haben wir noch zu bieten?

Aktuell wird eine Zusammenarbeit mit der Sozialbehörde Hamburg initiiert, in der die Dokumentvorlagen reorganisiert und mit technischen Mitteln und Know-how zusammengefasst werden, um eine effizientere Nutzung zu erzielen. Initiator ist die GAI NOVACON, die zum Firmenverbund der data experts gmbh gehört. Sie unterstützt seit mehreren Jahren mit ihrer Softwarelösung SUPRA den entsprechenden Prüfungsablauf in akademischen Heil- und Gesundheitsberufen bei den Landesprüfungsämtern.

Das ist die Redaktion von X-OUT! Eine Lösung, die eine hohe Qualität in der Briefentwicklung und eine hohe Kundenzufriedenheit sicherstellt.

Geben Sie uns die Chance, Sie zu überzeugen.

Frank Körner und das Team der X-OUT-Redaktion stehen Ihnen gerne zur Verfügung.