Digitalisierung mit Wirkung

Digitalisierung mit Wirkung: Wenn aus 6,5 Minuten nur wenige Sekunden werden

Jeden Tag bearbeiten Mitarbeitende im Kundenservice und Pflegebereich Vollmachten und Betreuungen von Versicherten. Was auf den ersten Blick nach einem einfachen Verwaltungsvorgang klingt, erfordert in der Praxis zahlreiche manuelle Prüf- und Erfassungsschritte: Geschäftspartner anlegen, Beziehungen pflegen, Daten validieren und rechtlich relevante Informationen korrekt hinterlegen. Dabei war menschliche Sorgfalt bislang unverzichtbar.

Gemeinsam mit den Fachbereichen haben wir nun einen Prozess realisiert, der genau diese Tätigkeiten intelligent automatisiert.

Die gewonnenen Nutzdaten aus eingereichten Vollmachten und Betreuungsausweisen werden automatisiert verarbeitet, Geschäftspartner angelegt und die erforderlichen Beziehungen im System hinterlegt. Gleichzeitig bleiben definierte Qualitäts- und Prüfschritte erhalten, sodass fachliche und rechtliche Anforderungen jederzeit erfüllt werden.

Die Wirkung ist beachtlich: Der Prozess adressiert in unserem Fall ein jährliches Volumen von rund 87.000 Vorgängen bei einer bisherigen durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 6,55 Minuten pro Fall. Statt manueller Datenerfassung können sich die Mitarbeitenden künftig stärker auf die Fälle konzentrieren, in denen ihre fachliche Expertise tatsächlich benötigt wird.

Besonders hervorzuheben ist dabei die Leistung der Kolleginnen und Kollegen im Workflowmanagement-Team. Sie haben nicht einfach einen bestehenden Ablauf digitalisiert, sondern einen rechtlich sensiblen Prozess analysiert, strukturiert und in eine belastbare Automatisierung überführt. Das Ergebnis sind mehr Prozesssicherheit, eine geringere Fehleranfälligkeit, transparente Nachvollziehbarkeit und eine deutlich schnellere Bearbeitung für Versicherte.

Für die Kundinnen und Kunden bedeutet das vor allem eines: Vollmachten und Betreuungen werden schneller verarbeitet und innerhalb kurzer Zeit bestätigt. Dadurch können Auskünfte, Kommunikation und Schriftverkehr unmittelbar über die hinterlegten Bevollmächtigten oder Betreuenden gesteuert werden.

Ein starkes Beispiel dafür, wie Prozess-Know-how, Fachwissen und Automatisierung gemeinsam echten Mehrwert schaffen. Interessiert?