Auch Experten brauchen Experten an ihrer Seite

Seit vielen Jahren bewegen wir uns in der IT-Branche auf einem hart umkämpften Markt. Er wandelt sich rasend schnell und erlebt stetig technologische Veränderungen. Auch wir als Team von X-OUT müssen daher unsere internen Strukturen immer wieder hinterfragen und uns auf die neuen Entwicklungen einstellen. Nur so können wir auch bei unseren Kunden ein hohes Maß an Zufriedenheit erreichen und erhalten. Für diese Lernprozesse brauchen wir als Experten eben auch den Rat von Experten. Ein Coaching zum Thema „agiles Arbeiten“ mit dem Unternehmen it-agile gab uns in diesem Zusammenhang einen nachhaltigen Anstoß für eine neue Etappe beim Entwickeln unserer ITProjekte.

Agiles Arbeiten – was ist das?

Die agile Arbeitsweise kommt ursprünglich aus der Softwareentwicklung, da sich hier besonders schwer Projekte von Anfang bis Ende konsequent durchplanen lassen. Die Gefahr ist in diesem Bereich besonders groß, immer wieder auf unvorhergesehene Ereignisse und Schwierigkeiten zu treffen. Jedoch berücksichtigen die klassischen Arbeitsprozesse diese Besonderheiten kaum. Traditionell wird meist nach dem sogenannten „Wasserfallprinzip“ gearbeitet: Auf eine umfangreiche Planungsphase folgt die Umsetzungsphase und am Ende erst die Testphase. Prüfungen zwischendrin oder auch Feedbacks des Kunden sind gar nicht vorgesehen und auch eng gesteckte Deadlines verhindern jegliche Flexibilität. Nicht selten werden also erst am Ende elementare Probleme erkannt und Änderungen nötig.

Beim agilen Arbeiten geht man einen ganz anderen Weg: Die Anforderungen werden am Anfang eines Projekts umrissen – aber noch nicht eindeutig definiert. So kann man möglichst effizient und flexibel auf konkrete Gegebenheiten reagieren. Innerhalb des Prozesses werden kontinuierlich Tests und Anpassungen vorgenommen. Auch der Kunde wird von Anfang an mit eingebunden. Seine Erwartungen und Wünsche lassen sich so besser einbinden und meist ohne großen Aufwand berücksichtigen.

Damit ergeben sich große Vorteile in Bezug auf Zeit- und Budgetplanung. Ein weiterer Unterschied zur klassischen Projektarbeit ist die Arbeit in flachen Hierarchien. Kleine Teams definieren ihre Aufgaben und entscheiden über den Projektablauf gemeinsam. Die Arbeitsphasen bei agilen Strukturen werden in sogenannte „Sprints“ unterteilt. Das sind Zyklen, die sich über einen relativ kurzen Zeitraum erstrecken und ein stetiges Feedback – von den Teams und auch von den Kunden – ermöglichen. So lassen sich veränderte Anforderungen schneller erkennen und die nächsten Schritte in Richtung besserer Lösungen planen.

Wie sieht das agile Arbeiten bei X-OUT aus?

Seit drei Jahren organisieren wir von X-OUT uns nun schon konsequent agil, um noch schneller und flexibler auf die Wünsche unserer Kunden eingehen zu können und damit das innovative Potential unseres Teams optimal auszuschöpfen. Dabei strukturieren wir uns nach der agilen Methode Scrum, einer Methode, die besonders leicht verständlich und gut umzusetzen ist. Im Fokus stehen hier kurze Entwicklungszyklen und das unmittelbare Einbeziehen des Kunden in den Prozess. Unser „Scrum-Team“ besteht aus einem „Product Owner“ und mehreren „Entwicklern“. Alle im Team arbeiten autonom und selbstorganisiert. Bei uns haben sich Sprints im 2-Wochen-Rhythmus bewährt. Hier werden am Anfang alle Aufgaben und Zeitlimits im jeweiligen Team besprochen und geplant. Ist der Sprint gestartet, geben wir uns täglich ein Update, werfen gemeinsam einen Blick auf die Aufgaben und besprechen Kundenanfragen. So haben wir schon während der zwei Wochen unseres Sprints alle Entwicklungen im Blick.

Am Ende des Sprints werden alle Entwicklungen in der sogenannten „Sprint-Review“ vorgestellt. Diese gemeinsame Zusammenfassung ist ein wichtiger Bestandteil der agilen Arbeit. Daran nehmen alle Mitarbeiter aus den Bereichen Support und Redaktion teil, um den Stand des Projektes zu besprechen und unmittelbares Feedback zu erhalten. Anschließend beginnen alle Mitglieder des Scrum-Teams mit der „Sprint-Retrospektive“, einer Analyse des Sprints. Hier werden Fragen beantwortet wie: Was war gut, was lief nicht so gut in den letzten 2 Wochen? Schon hier entstehen oft wichtige Impulse oder Verbesserungsideen. Das kreative Fundament, auf dem die Teams geeignete Maßnahmen für die weitere Arbeit entwickeln.

Als fester Bestandteil unserer Projektarbeit haben sich auch unsere „Kunden-Reviews“ etabliert, zu denen wir etwa alle drei Monate unsere Kunden einladen. Dabei werden neue Entwicklungen vorgestellt und erläutert. Diese Treffen werden sehr gern angenommen und sie helfen auch uns, durch direkte Nachfragen die Bedürfnisse unserer Kunden besser zu verstehen.

Fazit:
Für uns hat sich die Methode des agilen Arbeitens bewährt. Nicht nur, dass wir einen besseren Kundenkontakt aufbauen und schneller reagieren können. Sondern auch für uns ganz konkret: nicht zuletzt, weil sich auch die Zusammenarbeit verbessert – flache Hierarchien, effizienter zu arbeiten und ein stetiger Austausch miteinander – alles zusammen hat sich positiv auf das Klima im Team ausgewirkt.