Aktuell wie nie – das papierlose Büro
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Das Konzept ist nicht neu. Schon in den 60er-Jahren wurde die Frage nach den Arbeitsmethoden der Zukunft mit der Idee des papierlosen Büros beantwortet. Der Start des Computerzeitalters sollte ein Schritt in die richtige Richtung sein.
Verbrauchten die Büros nun weniger Papier? Eher das Gegenteil trat ein. Eine Armee aus Druckern und Faxgeräten belagert seitdem die Büros und sorgt haptisch wie auch geistig für den einen oder anderen Papierstau.
Die Digitalisierung, vor allem im Bereich der Kommunikation, machte es aber doch wieder einfacher. Neue Gesetze ebneten neue Wege. Und spätestens seitdem die ersten Scan-Apps in den Alltag einzogen, ist das Thema voll präsent. Zunächst erkannten und nutzten nur bestimmte, meist sehr mobile Berufsgruppen die Vorteile für sich. Selbstständige, Freelancer und Vertriebler – sie wissen schon seit Jahren, wie man physische Ordner durch digitale ersetzt. Der gemeinsame Nenner und ausschlaggebende Punkt waren Homeoffice und mobile Arbeitsstrukturen.
In dem Moment, als das Homeoffice zum beruflichen Alltag gehörte und zur globalen Notwendigkeit reifte, bekam auch das papierlose Büro einen ganz neuen Stellenwert. Es liefert Lösungen, die es möglich machen, auf sehr engen Raum zu arbeiten. Ohne dass sich Papierberge auf dem provisorischen Schreibtisch stapeln oder Aktenordner an häusliche Küchenwände lehnen.
Doch die Vorteile reichen weit über die reine Platzersparnis hinaus. Das papierlose Büro sorgt für mehr Übersicht mit einer einfacheren und pflegeleichteren Struktur. Das wiederum macht es leichter zu priorisieren, was zu höherer Effizienz und mehr Fokus führt.
Heute muss sich das Thema papierloses Büro wieder neuen Herausforderungen stellen. Viele Unternehmen haben die genannten Vorteile für sich erkannt und sehen das papierlose Büro als Teil ihrer gegenwärtigen und zukünftigen „New Work“-Strategie. Das bedeutet, dass auch ganze Bürokomplexe papierlos werden sollen.
Einerseits logisch und eine konsequente Weiterentwicklung von Intranet und firmenweiten digitalen Kommunikationsnetzwerken. Andererseits ist das Ganze nicht ohne Hindernisse zu bewerkstelligen. Neben rechtlichen Fragen und Fragen der digitalen Sicherheit ist es auch eine Sache der großflächigen Umsetzung. Wenn auch der Mehrwert den Aufwand schlägt, so ist es doch ein Aufwand. Denn das papierlose Büro verlangt weit mehr als das bloße Einscannen und Speichern von physischen Briefen. Ohne ein geschultes Maß an Selbstorganisation wird das Chaos auf dem Schreibtisch nur zum Chaos auf dem Desktop führen. Aber das bringt nicht den Mehrwert, den man haben will.
Mittlerweile gibt es sogar eine neue Branche, die sich darauf spezialisiert hat, für Unternehmen oder Einzelpersonen Post entgegenzunehmen und zu digitalisieren. Dem Empfänger werden die Inhalte digital und anonymisiert zur Verfügung gestellt, während die Originale archiviert werden. Ein Unternehmen kann dann beispielsweise unter Einsatz eines Dokumentmanagementsystems die eingehende Kommunikation an seine Mitarbeiter verteilen. Die dabei entstehende Ordnerstruktur, kann zentral überwacht bzw. gepflegt werden. Manche verwenden sogar eine Texterkennung, um Termine und Fristen aus der Korrespondenz zu ziehen und diese mit den entsprechenden Kalendern zu synchronisieren.
Alles in allem eine spannende und aktuelle Entwicklung, die neugierig auf mehr macht. Wir, die Teams von X-OUT, sind gespannt, wo die Reise hingeht und unterstützen unsere Kunden gerne beim Lösen digitaler Herausforderungen des „New-Work-Zeitalters“.